Å drive en forening på en god måte krever både innsikt og innsats. Her har vi samlet tips og lenker som kan gjøre jobben lettere for dere. 

I tillegg holder vi gratis kurs for foreningsaktive. På grunn av Covid-19-situasjonen holder vi digitale kurs, påmelding til disse ligger også i kursoversikten.

Dersom du har spørsmål utover disse tipsene og kursene, kan du ta kontakt med oss for å avtale et møte. På grunn av dagens situasjon vil alle møter foregå over videosamtale eller telefon. 

Her legger vi ut informasjon fortløpende.

Hjelp og råd fra SiO Foreninger

Vi i SiO Foreninger har hjemmekontor, men vi er pålogget og svarer på epost og telefon. Send epost til foreninger@sio.no eller se kontaktinformasjonen vår her. Du kan også sende en melding til Faceook-siden vår. 

Her er nyttige artikler vi har laget om foreningsdrift og korona:

Informasjon om høsten 2020

Om støtteordninger og korona

God økonomistyring i koronasituasjonen

Tips for en digital foreningshverdag

Scenarioplanlegging for studentforeninger

Arrangementer

Vi oppfordrer dere til å følge med på Folkehelseinstituttets nettsider og råd fra myndighetene og læresteder. Lærestedene og kommunene har i noen tilfeller valgt å legge seg på en strengere linje enn Folkehelseinstituttet, og det er derfor viktig å følge med på deres nettsider, eller ta kontakt med dem ved spørsmål.

Informasjon fra Helsedirektoratet angående avlysning og stenging
Informasjon fra Oslo Kommune

På sikresiden.no finner dere nyttige lenker og informasjon om koronasituasjonen, samt generell informasjon om forebygging og håndtering av ulike situasjoner. Her kan dere også laste ned en mal for ROS-analyse.

Lenker til de største lærestedenes informasjonssider:

Informasjon fra UiO
Informasjon fra OsloMet
Informasjon fra BI
Informasjon fra Høyskolen Kristiania

Styret har ansvar for den daglige driften i foreningen. Som styremedlem har du ansvar for oppgavene som ligger til ditt verv, i tillegg til det dere har felles ansvar for i foreningen. Du skal møte godt forberedt på styremøter og holde deg oppdatert på hva de andre jobber med, slik at dere fungerer best mulig samme som gruppe. Styret bør så tidlig som mulig sette seg ned og bli enige om hvordan dere vil samarbeide, hvordan dere vil kommunisere, hvordan dere involverer resten av foreningen og hva dere har lyst til å få til i perioden dere sitter. Og du er ikke ferdig med vervet ditt før du har hatt en grundig gjennomgang av hva du har gjort i perioden din med den som er valgt til å ta over for deg.

Husk at som styremedlem har du en annen rolle i foreningen enn medlemmer utenfor styret, og at det du gjør og sier, også i uformelle sammenhenger i foreningen, tolkes lett som foreningens holdninger.

Relevante kurs:

Se aktuelle kursdatoer i kurskalenderen

Det å være leder handler om å kjenne foreningen godt og forstå hva det er behov for at tas tak i. Ansvaret dreier seg om å lede styrets arbeid, sørge for mål og retning i foreningsarbeidet, motivasjon av styret og andre medlemmer og å ha en helhetlig oversikt foreningens drift. I tillegg har lederen et overordnet ansvar for hvordan foreningen oppfattes utenfra. Et godt tips er å sørge for at alle i foreningen trekker i samme retning gjennom å avklare forventninger tidlig og å ha gode, felles planer. Vi har mange kurs og opplegg rettet mot ledere og andre med lederansvar, alle samme er gratis å delta på. 

Relevante kurs:

  • Lederkurs (To dagers kurs med overnatting fra fredag til lørdag, ca 16 timer, holdes 1 gang pr semester)
  • Ny som leder (1 times innføringskurs, holdes to ganger pr semester)
  • Ny i styret (1 times innføringskurs, holdes to ganger pr semester)
  • Oppfølging på individuelle problemstillinger i foreningen, styret eller i ledervervet. Les mer om individuell oppfølging og konsulentoppdrag her.
  • I tillegg har vi to 45 minutter lange moduler for ledelse og styrearbeid, som kan bestilles som kurspakke: «motivasjon» og «samarbeid i styret». Les mer om kurspakker her.

God økonomisk drift et av de viktigste suksesskriteriene for en forening. Her finner du alt du trenger om bl.a. gode rutiner, budsjetter og regnskap, dokumentasjon og rapportering av resultater. Her får du tipsene du trenger for å gi foreningen din et best mulig økonomisk utgangspunkt, med ryddige rutiner for inn- og utbetalinger.

Se også oversikten vår over finansieringsmuligheter.

Relevante kurs:

  • Økonomi for små foreninger (3,5 timer, holdes ca 6 ganger pr semester)
  • Økonomi for OSI-foreninger* (3,5 timer, holdes 1-2 ganger hvert vårsemester)
  • Økonomi for store foreninger (6 timer, holdes 1 gang pr semester)
  • Årsoppgjør for store foreninger (3,5 time, holdes 1 gang hvert vårsemester)

Se kurskalenderen for informasjon og datoer

  • I tillegg har vi to 45 minutter lange moduler for økonomi som kan bestilles som en del av en kurspakke: "økonomi og ansvar" og "finansiering". Les mer om kurspakker her.

*OSI = Oslostudentenes Idrettsklubb 

Filer til nedlasting

 

Eksterne ressurser

Profilarbeid, kommunikasjon og bruk av sosiale medier har mye å si for hvordan foreningen din oppfattes utenfra. Det aller viktigste dere som forening må tenke på, er å være tydelig. Sørg for at kontaktinformasjon, informasjon om foreningen, arrangementer og hvem som kan delta alltid er oppdatert. Ta gjerne bilder og vis hvem dere er på sosiale medier. Det finnes en haug med hashtags som kan brukes, vi i SiO oppfordrer til å bruke #MinForening.

Relevante kurs:

  • Markedsføring og PR (3 timer, holdes 2 ganger pr semester)
  • Sosiale medier (3 timer, holdes 2 ganger pr semester)
  • Se kurskalenderen for informasjon og datoer
  • I tillegg har vi to 45 minutter lange moduler for markedsføring, som kan bestilles som en del av en kurspakke: "markedsføring av foreningen" og "markedsføring av arrangement". Les mer om kurspakker her
  • Se eget menypunkt om grafisk design

Powepointpresentasjoner fra kursene:

Presentasjonen fra kurset Markedsføring og PR

Presentasjonen fra kurset Sosiale medier

Nyttige lenker:

OsloMets verktøykasse: OsloMet kan markedsføre arrangementet deres gjennom forskjellige kanaler (kun OsloMet-foreninger)

UiOs verktøykasse: Få arrangementet ditt i UiOs arrangementskalender, les om retningslinjer etc. (kun UiO-foreninger)

En gjennomført grafisk profil gjør det lettere å profilere foreningen deres. Og å beherske programmer for å lage plakater, coverbilder til Facebook, logoer og annet materiell gjør det enklere å drive foreningen effektivt. For at alle foreningene skal ha denne kompetansen i foreningen sin, holder vi flere kurs i grafisk design. Her er info om kursene, samt nyttige lenker. 

Generelt om grafisk design

Kurs: Grafisk design (nybegynner). Kurset lærer deg programmene og teknikkene du trenger for å kunne utforme grafisk materiale. Over tre dager lærer du programmene Photoshop, Illustrator og InDesign. Se kursdatoene her

PDF av presentasjonen fra dag 1: Photoshop
PDF av presentasjonen fra dag 2: Illustrator
PDF av presentasjonen fra dag 3: InDesign

Nyttige lenker

Photoshop

Kurs: Photoshop (litt øvet). Dette kurset er for deg som allerede har vært borti Photoshop tidligere, for eksempel på nybegynnerkurset. Se kursdatoene her

Nyttige lenker

Illustrator

Kurs: Illustrator (litt øvet). Dette kurset er for deg som allerede har vært borti Illustrator tidligere, for eksempel på nybegynnerkurset. Se kursdatoene her

Nyttige lenker

InDesign

Kurs: InDesign (litt øvet). Dette kurset er for deg som allerede har vært borti InDesign tidligere, for eksempel på nybegynnerkurset. Det også et påbyggingskurs for tidsskrifter, ettersom dette kurset tar for seg oppsett over flere sider. Se kursdatoene her

Nyttige lenker

Det er gjerne to forskjellige ting man rekrutterer til som forening: Rekruttering av nye medlemmer og rekruttering til styret.

Rekruttering kan lett bli "brannslukking", fordi man venter for lenge med å planlegge rekrutteringen. Det er derfor lurt å planlegge tidlig hvor mange nye medlemmer foreninger kan ta inn, og hvilke styreplasser som trenger å fylles.

Når dere planlegger rekruttering av nye medlemmer bør dere tenkte på følgende:

  • Hvem kan bli med i foreningen vår?
  • Hvor mange nye medlemmer har vi plass til i foreningen?
  • Hva vil det si å være medlem av foreningen? (Ytterst få er interessert i å bli med i en forening "der de ikke trenger å gjøre så mye". Vær enige om hva dere forventer av medlemmene deres, og hva de får igjen.)
  • Hvem er ansvarlig for å ta vare på og inkludere nye medlemmer?

Relevante kurs: 

  • Rekruttering på stands (45 minutter, holdes 1-2 ganger pr semester, eller som modul i en kurspakke)
  • Rekruttering til styret (3 timer, holdes 1 gang pr semester)

Se kurskalenderen for informasjon og datoer 

Nyttige lenker:

Noen studenter har kontorer eller andre steder å møtes, men ikke alle.

For dere finnes det mange gode lokaler og møterom som kan brukes gratis eller leies for en billig penge. Husk at dere kan søke om ekstra støtte for å dekke utgifter dere har til lokaler.

Husk at dersom dere skal ha et arrangement må dere passe på hva de siste smittevernsreglene sier. 

På sikresiden.no finner dere nyttige lenker og informasjon om koronasituasjonen, samt generell informasjon om forebygging og håndtering av ulike situasjoner. Her kan dere også laste ned en mal for ROS-analyse.

For spesielle retningslinjer i forbindelse med korona se denne artikkelen. 

For alle studentforeninger:

Chateau Neuf

Gratis leie av lokaler på Chateau Neuf

Union Blindern

Studentforeninger som er registrert hos SiO kan holde aktivitet på Union Blindern innenfor stedets åpningstider. Scene, anlegg, prosjektor og en rekke spill er tilgjengelige for bruk. Det oppfordres til å arrangere aktivitet som er åpen for alle gjestene på Union. Her kan det arrangeres språkkaféer, konserter, debatter og annen aktivitet.

Deler av lokalet kan også lukkes av til interne møter eller øvelser, og kaffe eller møtemat kan bestilles hos Union på forhånd.

Det er gratis å holde arrangementer.

Ta kontakt med avdelingsleder på Union, Jelena Jalic på epost: jelena.jalic@sio.no for å avtale nærmere.

 

Union Kringsjå

Studentforeninger som er registrert hos SiO kan holde aktivitet på Union Kringsjå innenfor stedets åpningstider. Det oppfordres til å arrangere aktivitet som er åpen for alle gjestene på Union.

Det er gratis å holde arrangementer.

Ta kontakt med avdelingsleder på Union, Jelena Jalic på epost: jelena.jalic@sio.no for å avtale nærmere.

  

SiO Athletica

Alle studentforeninger i Oslo kan søke om fast treningstid hos SiO Athletica, også de foreningene som ikke hovedsaklig driver med idrett. I utgangspunktet kan det søkes om treningstid i alle SiO Athleticas anlegg, samt i hallen på OsloMet.

Det koster ingenting å få fast treningstid hos SiO Atheltica, men alle som skal være med på treningene må ha gyldig treningsmedlemsskap eller kjøpe enkeltbillett.

Om noen ønsker fast treningstid i helger er dette mulig på Athletica Blindern. Det er også mulig å søke om en kortere periode, for eksempel oktober måned. 

Før dere søker må dere lese tildelingskriteriene.

Dere søker om fast treningstid her.

Spørsmål kan rettes til Svein Olav Sturlason på svein.olav.sturlason@sio.no eller athletica@sio.no.

 

For foreninger tilknyttet UiO: 

Slik kan du booke gratis rom på UiO

Seminarrom og auditorier kan bookes frem til klokken 22:30 uten å betale for ekstra vakthold. 

Tips: Sjekk åpningstidene for byggene før du booker. Selv om du kommer inn med kort, vil det være dårligere ventilasjon når bygget er stengt. Skal dere være en stor gruppe er det derfor lurt å benytte et bygg med lengre åpningstid. 

 

For foreninger tilknyttet OsloMet:

Slik kan du booke gratis rom på OsloMet

En forening må jevnlig holde generalforsamling. Andre ord for generalforsamling er medlemsmøte eller årsmøte.

Hvorfor holder man generalforsamling?

Generalforsamling er medlemmenes mulighet til å bestemme hvordan foreningen skal drives. På generalforsamling skjønner man at foreningen er et demokrati - her kan alle komme med forslag og stemme over alternativet de synes er best.

Det er ofte styret som legger frem sakene, men det er alle medlemmene som bestemmer. Under generalforsamlingen blir også styret valgt. 

Hvordan holder man generalforsamling? 

Start med å lese i vedtektene deres. Der skal det stå en del om hvordan generalforsamlingen skal holdes, for eksempel hva generalforsamlingen må inneholde, når innkalling og sakspapirer skal sendes ut og når på året generalforsamlingen skal holdes.

Bestem dato dato for generalforsamlingen så tidlig som mulig, sånn at dere også kan markere de andre datoene dere må passe på: når dere må sende ut innkalling, fristen for at medlemmene kan melde inn saker til generalforsamlingen og dato dere sender ut sakslisten. Det er også lurt å ha en frist for å melde seg om man ønsker å stille til styret. Merk: Man kan stille til styret helt opp til valget (se under).

Her er et nedlastbart eksempel på saksliste og referat fra en tenkt generalforsamling.

Eksempel på frister til en generalforsamling

(husk å sjekke hva vedtektene deres sier om fristene deres, dette er bare et eksempel):

10. januar: Dato for generalforsamling blir satt, legges inn i semesterplanen til foreningen
25. mars: Innkalling sendes ut til alle medlemmene
5. april: Frist for å sende inn saker til generalforsamlingen + frist for å melde interesse for å sitte i styret
7. april: Endelig saksliste sendes ut til alle medlemmene
14. april: Generalforsamling

Valg av nye styremedlemmer

Valg kan gjennomføres på forskjellige måter. Mange foreninger oppnevner en egen valgkomité som skal finne gode kandidater, samt innstille på hvem de mener er best for vervene. Merk at det uansett er medlemmene som har siste ord i valgene. 

Det er lurt å snakke med styret eller valgkomiteen før generalforsamlingen dersom man ønsker å stille til valg, men man kan også bestemme seg rett før valget skjer. Det kalles å benke seg.

Når alle kandidatene har gitt seg til kjenne bør de presentere seg og svare på spørsmål fra salen. Dette bør gjøres selv om det kun er én kandidat til vervet. 

Ved flere enn én kandidat bør det gjennomføres hemmelig valg. Da skriver alle medlemmene med stemmerett navnet på den de stemmer på på en lapp. Det er en fin regel at kun tellekorpset får vite hvor mange stemmer hver kandidat fikk, og at resten av medlemmene kun får vite hvem som ble valgt. Dette gjør det hyggeligere å stille til valg.

Dersom det ikke er noen kandidater til et av vervene kan medlemmene bestemme at styret får fullmakt til å supplere seg selv, altså finne det siste styremedlemmet selv. 

Etter generalforsamlingen

Se punktet "overføring fra et styre til et annet" under.

Allerede på generalforsamlingen kan det vært lurt å samle inn personnummeret til de nye styremedlemmene, da dette skal legges inn i Brønnøysundregisteret. 

GDPR (The General Data Protection Regulation) er en ny personvernlov som trer i kraft i 2018, og dere foreninger vil mest sannsynlig måtte gjøre grep for å ikke bryte denne loven.

Her er presentasjonen fra infomøtet vi holdt om GDRP våren 2018

Eksterne nettsider som forklarer GDPR:

Datatilsynet

Landsrådet for Noregs barne- og ungdomsorganisasjonar (LNU)

  1.  Foreningens navn er vedtektsfestet, dermed må vedtektene endres. Det vil si at dere trenger å innkalle til (ekstraordinær) generalforsamling i henhold til vedtektene.
  2. Generalforsamlingen må vedta det nye navneforslaget. Vær obs på nøyaktige bestemmelser i vedtektene deres angående vedtektsendringer (både i antall medlemmer som må være tilstede, og hvor mange som må stemme for  mest vanlig med 2/3 flertall)
    • Husk å føre referat og få de relevante personer til å godkjenne (signere) det.
  3. Registrer navneendringen i Brønnøysundregisteret.
    • Gå på https://www.brreg.no/
    • Klikk på «Lag og foreninger» og velg «Samordnet registermelding» under «Andre tema»
    • Trykk på «Registrer eller endre bedrift/organisasjon»
    • Logg deg på med din ID
    • Det kommer opp et vindu «Hva ønsker du å gjøre?»
      • Kryss av «Endre eller legge til nye opplysninger» og trykk på «Neste»
    • Du vil bli spurt etter et organisasjonsnummer. Fyll inn organisasjonsnummeret til foreningen din og så trykk på «Hent». Kontroller at den riktige foreningen blir lastet inn. Trykk så på «Neste».
    • Nå får du velge hva du skal endre. Trykk «Navnet på foreningen» og så neste. Følg informasjonen på skjermen.
      • OBS! Det skal legges ved referatet fra generalforsamlingen og de oppdaterte vedtektene.
  4. Kontakt banken deres for å bytte navnet på foreningskontoen.
  5. Oppdater kontaktinformasjonen og informer om navneendring hos alle andre relevante steder, spesielt hos eventuelle leverandører, støtteordninger og samarbeidspartnere.
  6. Oppdater de nye vedtektene alle relevante steder, husk å laste dem opp på «Min Forening».
  7. Bytt navnet på foreningen på «Min Forening». Husk også den engelsk oversettelsen. Husk å gå igjennom beskrivelsene av foreningen og gjør nødvendige endringer der ift det nye navnet deres.
  8. Informer om nødvendig institutt/fakultet om navneendringen dersom dere har tilhørighet til en del av lærestedet.
  9. Ta kontakt med eventuelle provider for nettsider eller emailadresser for å bli informert om mulighetene dere har.
  10. Bytt navnet på Facebooksiden deres (trenger admintilgang til siden).
    • About -> Edit (ved siden av sidenavnet) -> Fyll ut nytt navn -> Continue -> Request Change // Om -> Rediger (ved siden av sidenavnet) -> Fyll ut nytt navn -> Videre -> Be om endring
    • OBS dette kan ta litt tid før Facebook godkjenner dette
  11. Om dere har et brukernavn/username på Facebook (ikke det samme som sidenavn), bytt dette også.
    • About -> Edit (ved siden av brukernavnet) -> Fyll ut nytt navn -> Continue -> Request Change // Om -> Rediger (ved siden av brukernavnet) -> Fyll ut nytt navn -> Videre -> Be om endring
    • OBS dette kan ta litt tid før Facebook godkjenner dette
  12. Informer på nettsiden, sosiale medier, og andre aktuelle steder om navneendringen.

Når et nytt styre velges er det avgjørende at viktig kunnskap ikke forsvinner, samt at tilganger og rettigheter overføres videre. Nedenfor finner du en oversikt over en del av disse.

Tilganger

Foreningen og personer med verv i foreningen er registrert i ulike registre og instanser. Her er en liten oversikt over noen som du må endre når styret skiftes ut.

Brønnøysundregisteret:

Dersom foreningen har et eget organisasjonsnummer må informasjonen om styret oppdateres i brønnøysundsregisteret. Dette gjøres gjennom Altinn. Du kan logge deg inn her 
Her er en veileder for hvordan man gjør endringer

Banken:

Disponenter må endres i banken til de nye i styret som skal ha mulighet til å bruke penger i foreningen. I tillegg kommer tilganger på nettbank. Ta kontakt med deres respektive bank for å gjøre dere kjent med prosessen.

Registreringsordningen for studentforeninger (www.sio.no):

Dersom foreningen er registrert som studentforening på www.sio.no må ny kontaktperson legges til i informasjonen om foreningen, gamle må fjernes. Man kan ikke fjerne seg selv, så legg til nye personer først, så kan disse fjerne de gamle kontaktpersonene. Dersom de gamle kontaktpersonene ikke er tilgjengelige lenger kan SiO Foreninger hjelpe til med å legge til nye.

Lokaler/kontorer: 

Dersom foreningen har tilgang på egne lokaler/kontorer må driftsavdelingen på lærestedet/ i bygget få beskjed om nye personer som skal ha adgang. Personer som ikke lenger skal ha adgang må fratas tilgang.

Internett og sosiale medier:

Dersom foreningen har egen nettside, blogg eller sosiale mediekanaler er det viktig at rettighetene for å publisere på disse overføres til nye styremedlemmer. Personer som ikke lenger skal ha adgang må fratas tilgang.

Nettsider på lærested:

Dersom det ligger informasjon om foreningen på lærestedets nettsider så må denne informasjonen oppdateres

Epostlister

Husk å oppdatere epostlister med nye adresser.

Dersom foreningen er del av en større organisasjon:

Husk å informere moderorganisasjonen om nye mennesker i foreningen.

Gjennomgang av viktige dokumenter

De som stiller og blir valgt til styret, har sannsynligvis allerede noe kjennskap til foreningen. En gjennomgang av strategidokumenter/ vedtekter, samt andre møtedokumenter gir likevel et godt innblikk i hvordan prosessene i foreningen fungerer. Bruk litt tid til en gjennomgang av disse i styret, samt evt. i underutvalg dersom det finnes.

  • Vedtekter/strategi
  • Formålsparagraf
  • Tidligere planer og rapporter
  • Økonomiske planer (budsjett) og rapporter (regnskap)
  • Interne møtedokumenter (Innkallinger og referater til styremøter, medlemsmøter, utvalgsmøter, ect)

Individuell gjennomgang av verv

Alle vervene bør ha egne arbeidsbeskrivelser, en gjennomgang av disse med de respektive innehaverne av vervene er den beste måten å sikre god kompetanseoverføring på. Om slike beskrivelser ikke allerede finnes, bør de lages i god tid før overlappsperioden. Lag beskrivelsene gjerne som egne dokumenter, og la de ligge godt tilgjengelig, for eksempel i Dropbox eller Google Docs.

Forventningsavklaring for styret

Ta et felles styremøte med gammelt og nytt styre.

Spørsmål man bør stille avtroppende styret:

Om styret:

  • Hvor mye tid satte de av til styrearbeidet, og var dette tilstrekkelig?
  • Hvilke forventninger hadde de til foreningen og styrearbeidet? 
  • Hvilke mål satte de seg og hva oppnådde de?
  • Hva er de spesielt fornøyd med?
  • Hva ville de gjort annerledes?
  • Hvilke prioriteringer har styret gjort i sin periode?

Om organisasjonen:

  • Hvilke rammer jobber foreningen innenfor?
  • Hvordan oppleves organisasjonskulturen?

Bruk disse punktene i et eget møte uten avtroppende styre til å diskutere følgende punkter:

  • Hvor mye tid skal man bruke til styrearbeid? 
  • Skal man ha noen dedikerte tidspunkter til felles og individuelt arbeid?
  • Hvilke forventninger har man til foreningen og styrearbeidet?
  • Hvilke mål skal styret ha for perioden? (Husk å ta med eventuelle mål generalforsamlingen har satt for foreningen)

Hjelpedokumenter

Her er to dokumenter dere kan bruke i overgangen fra ett styre til et annet, for å være sikker på at dere har husket å gå gjennom alt:

Sjekkliste for overlapp mellom styrer

Plan for overlapp