Å drive en forening på en god måte krever både innsikt og innsats. Her har vi samlet tips og lenker som kan gjøre jobben lettere for dere.
I tillegg holder vi gratis kurs for foreningsaktive. Der får du teori og praktiske kunnskaper du kan bruke for å utføre oppgaven din så bra som mulig.
Dersom du har spørsmål utover disse tipsene og kursene, kan du ta kontakt med oss for å avtale et møte. Vi i SiO Foreninger kan også følge foreningen opp over tid, gjennom et prosjekt hvor vi har rollen som som konsulenter.
God økonomisk drift et av de viktigste suksesskriteriene for en forening. Her finner du alt du trenger om bl.a. gode rutiner, budsjetter og regnskap, dokumentasjon og rapportering av resultater. Her får du tipsene du trenger for å gi foreningen din et best mulig økonomisk utgangspunkt, med ryddige rutiner for inn- og utbetalinger.
Se også oversikten vår over finansieringsmuligheter.
Relevante kurs:
- Økonomi for små foreninger (3,5 timer, holdes ca 6 ganger pr semester)
- Økonomi for store foreninger (6 timer, holdes 1 gang pr semester)
- Årsoppgjør for store foreninger (3,5 time, holdes 1 ganger pr år)
- Se kurskalenderen for informasjon og datoer
- I tillegg har vi to 45 minutter lange moduler for markedsføring, som kan bestilles som en del av en kurspakke: "økonomi og ansvar" og "finansiering". Les mer om kurspakker her.
Filer til nedlasting
- Mal for å sette opp regnskap (excel)
- For OSI-foreninger: Mal for å sette opp regnskap (excel)
- For OSI-foreninger: Mal for å sette opp regnskap (excel) - forenklet versjon
- Beskrivelse for hvordan man endrer, sletter og legger til kontoer i regnskapet
- Kort- og bankbilag
- Kontantbilag
- Refusjonsskjema for studentforening
- Skjema for skattefritt honorar
- Presentasjon fra regnskapskurs for små foreninger
Eksterne ressurser
Styret har ansvar for den daglige driften i foreningen. Som styremedlem har du ansvar for oppgavene som ligger til ditt verv, i tillegg til det dere har felles ansvar for i foreningen. Du skal møte godt forberedt på styremøter og holde deg oppdatert på hva de andre jobber med, slik at dere fungerer best mulig samme som gruppe. Styret bør så tidlig som mulig sette seg ned og bli enige om hvordan dere vil samarbeide, hvordan dere vil kommunisere, hvordan dere involverer resten av foreningen og hva dere har lyst til å få til i perioden dere sitter. Og du er ikke ferdig med vervet ditt før du har hatt en grundig gjennomgang av hva du har gjort i perioden din med den som er valgt til å ta over for deg.
Husk at som styremedlem har du en annen rolle i foreningen enn medlemmer utenfor styret, og at det du gjør og sier, også i uformelle sammenhenger i foreningen, tolkes lett som foreningens holdninger.
Relevante kurs:
- Ny i styret (1 times innføringskurs, holdes to ganger pr semester) Presentasjon fra kurset
- Ny som leder (1 times innføringskurs, holdes to ganger pr semester)
- Lederdult (Seminar med workshop, ca 3,5 timer, holdes en gang pr semester)
- Moduler for styrearbeid som kan bestilles som kurspakke: «motivasjon» og «samarbeid i styret». Les mer om kurspakker her
- Oppfølging på individuelle problemstillinger i foreningen eller i styret. Les mer om individuell oppfølging og konsulentoppdrag her.
- Lederkurs (To dagers kurs med overnatting fra fredag til lørdag, ca 16 timer, holdes 1 gang pr semester)
Se aktuelle kursdatoer i kurskalenderen
Det å være leder handler om å kjenne foreningen godt og forstå hva det er behov for at tas tak i. Ansvaret dreier seg om å lede styrets arbeid, sørge for mål og retning i foreningsarbeidet, motivasjon av styret og andre medlemmer og å ha en helhetlig oversikt foreningens drift. I tillegg har lederen et overordnet ansvar for hvordan foreningen oppfattes utenfra. Et godt tips er å sørge for at alle i foreningen trekker i samme retning gjennom å avklare forventninger tidlig og å ha gode, felles planer. Vi har mange kurs og opplegg rettet mot ledere og andre med lederansvar, alle samme er gratis å delta på.
Relevante kurs:
- Lederkurs (To dagers kurs med overnatting fra fredag til lørdag, ca 16 timer, holdes 1 gang pr semester)
- Ny som leder (1 times innføringskurs, holdes to ganger pr semester)
- Ny i styret (1 times innføringskurs, holdes to ganger pr semester)
- Lederdult (Seminar med workshop, ca 3,5 timer, holdes en gang pr semester)
- Oppfølging på individuelle problemstillinger i foreningen, styret eller i ledervervet. Les mer om individuell oppfølging og konsulentoppdrag her.
- I tillegg har vi to 45 minutter lange moduler for ledelse og styrearbeid, som kan bestilles som kurspakke: «motivasjon» og «samarbeid i styret». Les mer om kurspakker her.
Noen studenter har kontorer eller andre steder å møtes, men ikke alle.
For dere finnes det mange gode lokaler og møterom som kan brukes gratis eller leies for en billig penge. Husk at dere kan søke om ekstra støtte for å dekke utgifter dere har til lokaler.
For alle studentforeninger:
Gratis leie av lokaler på Chateau Neuf
For foreninger tilknyttet UiO:
Slik kan du booke gratis rom på UiO
Seminarrom og auditorier kan bookes frem til klokken 22:30 uten å betale for ekstra vakthold.
Tips: Sjekk åpningstidene for byggene før du booker. Selv om du kommer inn med kort, vil det være dårligere ventilasjon når bygget er stengt. Skal dere være en stor gruppe er det derfor lurt å benytte et bygg med lengre åpningstid.
For foreninger tilknyttet OsloMet:
Profilarbeid, kommunikasjon og bruk av sosiale medier har mye å si for hvordan foreningen din oppfattes utenfra. Det aller viktigste dere som forening må tenke på, er å være tydelig. Sørg for at kontaktinformasjon, informasjon om foreningen, arrangementer og hvem som kan delta alltid er oppdatert. Ta gjerne bilder og vis hvem dere er på sosiale medier. Det finnes en haug med hashtags som kan brukes, vi i SiO oppfordrer til å bruke #MinForening.
Relevante kurs:
- Markedsføring og PR (3 timer, holdes 2 ganger pr semester)
- Sosiale medier (3 timer, holdes 2 ganger pr semester)
- Grafisk design (3,5 timer x 3 dager, holdes ca 4 ganger pr semester)
- Grafisk design for tidsskrifter (3,5 timer x 3 dager, holdes ca 2 ganger pr semester)
- Fotoredigering i Photoshop ((3,5 timer, holdes ca 2 ganger pr semester)
- Se kurskalenderen for informasjon og datoer
- I tillegg har vi to 45 minutter lange moduler for markedsføring, som kan bestilles som en del av en kurspakke: "markedsføring av foreningen" og "markedsføring av arrangement". Les mer om kurspakker her
Powepointpresentasjoner fra kursene:
Presentasjonen fra kurset "markedsføring og PR": Hele kurset
Presentasjonen fra kurset "sosiale medier": Hele kurset
Presentasjonene fra kurset "grafisk design": Photoshop, Illustrator, InDesign
Presentasjonene fra kurset "grafisk design for tidsskrifter": Photoshop, Illustrator, InDesign
Presentasjonen fra kurset "Fotoredigering i Photoshop": Hele kurset
Nyttige lenker:
OsloMets verktøykasse: OsloMet kan markedsføre arrangementet deres gjennom forskjellige kanaler (kun OsloMet-foreninger)
UiOs verktøykasse: Få arrangementet ditt i UiOs arrangementskalender, les om retningslinjer etc. (kun UiO-foreninger)
En gjennomført grafisk profil gjør det lettere å profilere foreningen deres. Og å beherske programmer for å lage plakater, coverbilder til Facebook, logoer og annet materiell gjør det enklere å drive foreningen effektivt. For at alle foreningene skal ha denne kompetansen i foreningen sin, holder vi flere kurs i grafisk design. Her er info om kursene, samt nyttige lenker.
Generelt om grafisk design
Kurs: Grafisk design (nybegynner). Kurset lærer deg programmene og teknikkene du trenger for å kunne utforme grafisk materiale. Over tre dager lærer du programmene Photoshop, Illustrator og InDesign. Se kursdatoene her
Nyttige lenker
- sizecalc.com - Størrelseskalkulator som beregner størrelsen på bokstavene ut ifra hvor langt du er unna. Nyttig om du er usikker på størrelsen på teksten på en plakat du lager.
- papersizes.io - God oversikt over de ulike papirformatene.
- fontsinuse.com - God side for å se grafisk design ut ifra hvilke fonter som er brukt.
- fonts.google.com / fontsquirrel.com - Gratis fonter.
- unsplash.com - Gratis bilder.
- Grafill.no - Den norske fagforeningen for grafisk design og illustrasjon. Arrangementer, artikler og nyheter.
- Inspirasjon: Itsnicethat / Eyeondesign.Aiga / Pinterest / Behance /Logopond
Photoshop
Kurs: Photoshop (litt øvet). Dette kurset er for deg som allerede har vært borti Photoshop tidligere, for eksempel på nybegynnerkurset. Se kursdatoene her
Nyttige lenker
Illustrator
Kurs: Illustrator (litt øvet). Dette kurset er for deg som allerede har vært borti Illustrator tidligere, for eksempel på nybegynnerkurset. Se kursdatoene her
Nyttige lenker
InDesign
Kurs: InDesign (litt øvet). Dette kurset er for deg som allerede har vært borti InDesign tidligere, for eksempel på nybegynnerkurset. Det også et påbyggingskurs for tidsskrifter, ettersom dette kurset tar for seg oppsett over flere sider. Se kursdatoene her
Nyttige lenker
Det er gjerne to forskjellige ting man rekrutterer til som forening: Rekruttering av mye medlemmer og rekruttering til styret.
Rekruttering kan lett bli "brannslukking", fordi man venter for lenge med å planlegge rekrutteringen. Det er derfor lurt å planlegge tidlig hvor mange nye medlemmer foreninger kan ta inn, og hvilke styreplasser som trenger å fylles.
Når dere planlegger rekruttering av nye medlemmer bør dere tenkte på følgende:
- Hvem kan bli med i foreningen vår?
- Hvor mange nye medlemmer har vi plass til i foreningen?
- Hva vil det si å være medlem av foreningen? (Ytterst få er interessert i å bli med i en forening "der de ikke trenger å gjøre så mye". Vær enige om hva dere forventer av medlemmene deres, og hva de får igjen.)
- Hvem er ansvarlig for å ta vare på og inkludere nye medlemmer?
Relevante kurs:
- Rekruttering på stands (45 minutter, holdes 1-2 ganger pr semester, eller som modul i en kurspakke)
- Rekruttering til styret (2 timer, holdes 1 gang pr semester)
Se kurskalenderen for informasjon og datoer
Nyttige lenker:
GDPR (The General Data Protection Regulation) er en ny personvernlov som trer i kraft i 2018, og dere foreninger vil mest sannsynlig måtte gjøre grep for å ikke bryte denne loven.
Her er presentasjonen fra infomøtet vi holdt om GDRP våren 2018
Eksterne nettsider som forklarer GDPR:
- Foreningens navn er vedtektsfestet, dermed må vedtektene endres. Det vil si at dere trenger å innkalle til (ekstraordinær) generalforsamling i henhold til vedtektene.
- Generalforsamlingen må vedta det nye navneforslaget. Vær obs på nøyaktige bestemmelser i vedtektene deres angående vedtektsendringer (både i antall medlemmer som må være tilstede, og hvor mange som må stemme for mest vanlig med 2/3 flertall)
- Husk å føre referat og få de relevante personer til å godkjenne (signere) det.
- Registrer navneendringen i Brønnøysundregisteret.
- Gå på https://www.brreg.no/
- Klikk på «Lag og foreninger» og velg «Samordnet registermelding» under «Andre tema»
- Trykk på «Registrer eller endre bedrift/organisasjon»
- Logg deg på med din ID
- Det kommer opp et vindu «Hva ønsker du å gjøre?»
- Kryss av «Endre eller legge til nye opplysninger» og trykk på «Neste»
- Du vil bli spurt etter et organisasjonsnummer. Fyll inn organisasjonsnummeret til foreningen din og så trykk på «Hent». Kontroller at den riktige foreningen blir lastet inn. Trykk så på «Neste».
- Nå får du velge hva du skal endre. Trykk «Navnet på foreningen» og så neste. Følg informasjonen på skjermen.
- OBS! Det skal legges ved referatet fra generalforsamlingen og de oppdaterte vedtektene.
- Kontakt banken deres for å bytte navnet på foreningskontoen.
- Oppdater kontaktinformasjonen og informer om navneendring hos alle andre relevante steder, spesielt hos eventuelle leverandører, støtteordninger og samarbeidspartnere.
- Oppdater de nye vedtektene alle relevante steder, husk å laste dem opp på «Min Forening».
- Bytt navnet på foreningen på «Min Forening». Husk også den engelsk oversettelsen. Husk å gå igjennom beskrivelsene av foreningen og gjør nødvendige endringer der ift det nye navnet deres.
- Informer om nødvendig institutt/fakultet om navneendringen dersom dere har tilhørighet til en del av lærestedet.
- Ta kontakt med eventuelle provider for nettsider eller emailadresser for å bli informert om mulighetene dere har.
- Bytt navnet på Facebooksiden deres (trenger admintilgang til siden).
- About -> Edit (ved siden av sidenavnet) -> Fyll ut nytt navn -> Continue -> Request Change // Om -> Rediger (ved siden av sidenavnet) -> Fyll ut nytt navn -> Videre -> Be om endring
- OBS dette kan ta litt tid før Facebook godkjenner dette
- Om dere har et brukernavn/username på Facebook (ikke det samme som sidenavn), bytt dette også.
- About -> Edit (ved siden av brukernavnet) -> Fyll ut nytt navn -> Continue -> Request Change // Om -> Rediger (ved siden av brukernavnet) -> Fyll ut nytt navn -> Videre -> Be om endring
- OBS dette kan ta litt tid før Facebook godkjenner dette
- Informer på nettsiden, sosiale medier, og andre aktuelle steder om navneendringen.
Når et nytt styre velges er det avgjørende at viktig kunnskap ikke forsvinner, samt at tilganger og rettigheter overføres videre. Nedenfor finner du en oversikt over en del av disse.
Tilganger
Foreningen og personer med verv i foreningen er registrert i ulike registre og instanser. Her er en liten oversikt over noen som du må endre når styret skiftes ut.
Brønnøysundregisteret:
Dersom foreningen har et eget organisasjonsnummer må informasjonen om styret oppdateres i brønnøysundsregisteret. Dette gjøres gjennom Altinn. Du kan logge deg inn her
Se veileder her
Banken:
Disponenter må endres i banken til de nye i styret som skal ha mulighet til å bruke penger i foreningen. I tillegg kommer tilganger på nettbank. Ta kontakt med deres respektive bank for å gjøre dere kjent med prosessen.
Registreringsordningen for studentforeninger (www.sio.no):
Dersom foreningen er registrert som studentforening på www.sio.no må ny kontaktperson legges til i informasjonen om foreningen, gamle må fjernes. Man kan ikke fjerne seg selv, så legg til nye personer først, så kan disse fjerne de gamle kontaktpersonene. Dersom de gamle kontaktpersonene ikke er tilgjengelige lenger kan SiO Foreninger hjelpe til med å legge til nye.
Lokaler/kontorer:
Dersom foreningen har tilgang på egne lokaler/kontorer må driftsavdelingen på lærestedet/ i bygget få beskjed om nye personer som skal ha adgang. Personer som ikke lenger skal ha adgang må fratas tilgang.
Internett og sosiale medier:
Dersom foreningen har egen nettside, blogg eller sosiale mediekanaler er det viktig at rettighetene for å publisere på disse overføres til nye styremedlemmer. Personer som ikke lenger skal ha adgang må fratas tilgang.
Nettsider på lærested:
Dersom det ligger informasjon om foreningen på lærestedets nettsider så må denne informasjonen oppdateres
Epostlister
Husk å oppdatere epostlister med nye adresser.
Dersom foreningen er del av en større organisasjon:
Husk å informere moderorganisasjonen om nye mennesker i foreningen.
Gjennomgang av viktige dokumenter
De som stiller og blir valgt til styret, har sannsynligvis allerede noe kjennskap til foreningen. En gjennomgang av strategidokumenter/ vedtekter, samt andre møtedokumenter gir likevel et godt innblikk i hvordan prosessene i foreningen fungerer. Bruk litt tid til en gjennomgang av disse i styret, samt evt. i underutvalg dersom det finnes.
- Vedtekter/strategi
- Formålsparagraf
- Tidligere planer og rapporter
- Økonomiske planer (budsjett) og rapporter (regnskap)
- Interne møtedokumenter (Innkallinger og referater til styremøter, medlemsmøter, utvalgsmøter, ect)
Individuell gjennomgang av verv
Alle vervene bør ha egne arbeidsbeskrivelser, en gjennomgang av disse med de respektive innehaverne av vervene er den beste måten å sikre god kompetanseoverføring på. Om slike beskrivelser ikke allerede finnes, bør de lages i god tid før overlappsperioden. Lag beskrivelsene gjerne som egne dokumenter, og la de ligge godt tilgjengelig, for eksempel i Dropbox eller Google Docs.
Eksempel på oversikt over Arbeidsbeskrivelser
- Vedlegg 1: Leder
- Vedlegg 2 Nestleder
- Vedlegg 3: Økonomiansvarlig
- Vedlegg 4: Styremedlem 1
- Vedlegg 5: Styremedlem 2
Forventningsavklaring for styret
Ta et felles styremøte med gammelt og nytt styre.
Spørsmål man bør stille avtroppende styret:
Om styret:
- Hvor mye tid satte de av til styrearbeidet, og var dette tilstrekkelig?
- Hvilke forventninger hadde de til foreningen og styrearbeidet?
- Hvilke mål satte de seg og hva oppnådde de?
- Hva er de spesielt fornøyd med?
- Hva ville de gjort annerledes?
- Hvilke prioriteringer har styret gjort i sin periode?
Om organisasjonen:
- Hvilke rammer jobber foreningen innenfor?
- Hvordan oppleves organisasjonskulturen?
Bruk disse punktene i et eget møte uten avtroppende styre til å diskutere følgende punkter:
- Hvor mye tid skal man bruke til styrearbeid?
- Skal man ha noen dedikerte tidspunkter til felles og individuelt arbeid?
- Hvilke forventninger har man til foreningen og styrearbeidet?
- Hvilke mål skal styret ha for perioden? (Husk å ta med eventuelle mål generalforsamlingen har satt for foreningen)
Hjelpedokumenter
Her er to dokumenter dere kan bruke i overgangen fra ett styre til et annet, for å være sikker på at dere har husket å gå gjennom alt: