Scenarioplanlegging – hva og hvordan
Når du planlegger for ulike situasjoner vet du hva du skal gjøre uansett hva som skjer.Du tenker rett og slett gjennom hvordan ulike scenarioer kan påvirke aktivitetene og økonomien i foreningen, og lager planer ut fra det.
Scenarioplanlegging kan brukes til alt fra prosjekter og arrangementer til hele handlings- eller aktivitetsplanen.
Før arrangementet eller prosjektet velger dere hvilket scenario som passer best til situasjonen samfunnet er i akkurat da.
Scenarioplanlegging består av tre trinn:
- Beskriv scenarioene – Hva kan skje? Hva er realistisk å forberede seg på?
- Lag aktivitetsplanen – Hva gjør dere i hvert scenario?
- Still kritiske spørsmål – Hva er konsekvensene for økonomi, deltakere og drift?
1. Beskrive scenario
Hver forening er forskjellig, og det er derfor lurt å lage scenarioer som passer deres behov og aktiviteter.Noen foreninger er sårbare for små endringer – for eksempel om færre deltakere møter opp, eller hvis lokaler plutselig ikke er tilgjengelige. For andre spiller slike endringer mindre rolle.
Hvor mange scenarioer dere bør lage, avhenger av hvor stor variasjon dere vil planlegge for. Vi anbefaler å holde det enkelt – to eller tre scenarioer er som regel nok. Da får dere oversikt uten at det blir for komplisert.
Eksempler på ulike typer scenarioer:
- Scenario 1 – Begrenset aktivitet: Få deltakere, lavt budsjett eller begrenset tilgang til lokaler.
- Scenario 2 – Moderat aktivitet: Normal drift med noen justeringer i plan eller ressurser.
- Scenario 3 – Full aktivitet: Alt går som planlagt, med rom for vekst og ekstra initiativ.
Et eksempel fra tre ulike scenarioer under koronatiden kunne være:
- Scenario 1 Store begrensninger: Kun grupper under 5 personer kan møtes. 1-2 meter mellom hver person. Det anbefales at man ikke møter andre mennesker om det ikke er strengt nødvendig.
- Scenario 2 Noen begrensninger: Kun grupper på under 50 personer kan møtes - dersom det skjer i organiserte former. Uformelle grupper kan kun møtes i grupper på 10 personer. 1-2 meter mellom hver person. Fysisk kontakt mellom mennesker skal begrenses.
- Scenario 3 Få begrensninger: Grupper på 100 personer kan møtes. 1-2 meter mellom hver person.
Målet er ikke å forutse alt som kan skje, men å være forberedt – slik at dere kan tilpasse dere raskt og trygt når situasjonen endrer seg.
2. Lage aktivitets-/handlingsplan
Gå gjennom hver av aktivitetene for å se hvordan de påvirkes av de ulike scenarioene. Legg inn kommentarer dersom noen av scenarioene vil føre til en endring av gjennomføringen eller påvirker aktiviteten på noen måte, selv om det fortsatt kan gjennomføres.I denne fasen bør dere se etter muligheter i hvert scenario - det er lettere å være kreativ nå enn én uke før arrangementet starter. Hvilke nye muligheter finnes det om arrangementet er digitalt? Let etter det som gjør at alle alternativene er helgode alternativer, og ikke en dårlig erstatning. I eksempelplanene vi har laget, har vi kalt dette "wow-faktor". Om dere mangler inspirasjon kan dere hente ideer fra denne artikkelen.Merk at man i en aktivitetsplan kan "hoppe" mellom de forskjellige scenarioene, slik at man ikke følger ett løp slavisk. Det er en dynamisk plan, laget nettopp for at samfunnet endrer seg raskt.