Hvorfor holder man generalforsamling?

Foreninger skal ha en demokratisk oppbygning som gir mulighet for medvirkning og innflytelse for alle foreningens medlemmer. Gjennom generalforsamlingen får medlemmene muligheten til å stemme inn nye styremedlemmer, og bestemme hvordan foreningen skal drives.Det er ofte styret som legger frem de fleste sakene, men alle medlemmer med stemmerett kan melde inn saker de ønsker å ta opp på generalforsamlingen.

Innkalling til medlemmene

Det er viktig å være tidlig ute med å planlegge generalforsamlingen, slik at dere får sendt ut innkallingen i god tid. Før dere begynner å planlegge, er det lurt å lese gjennom vedtektene. Der står det mye informasjon om hva som skal skje før og under generalforsamlingen.I vedtektene står det blant annet noen frister for hva som skal skje før årsmøtet, som når innkallingen skal skje, frist for å melde inn saker og når endelig saksliste sendes til medlemmene.Her er et eksempel på hvordan fristene til en generalforsamling kan se ut:

  • 10. januar: Dato for generalforsamling blir satt, legges inn i semesterplanen til foreningen
  • 25. mars: Innkalling sendes ut til alle medlemmene
  • 5. april: Frist for å sende inn saker til generalforsamlingen + frist for å melde interesse for å sitte i styret
  • 7. april: Endelig saksliste sendes ut til alle medlemmene
  • 14. april: Generalforsamling

Hvordan holder man generalforsamling?

Det er mye å huske på når man skal holde generalforsamling.

Finn et lokale

Det er lurt å velge et lokale som er stort nok, og enkelt å finne. Det er mulig for foreninger å booke rom og auditorium på universiteter.

Velg en ordstyrer

Dette kan være et medlem, eller så kan det også være fint å ha en person utenfor gruppen for å fylle denne oppgaven. På den måten vil ikke ordstyrer blande seg inn i saker som skal tas opp til debatt eller være subjektiv i valg. Hvem som skal være ordstyrer bør være klart i god tid før møtet.

Skaff en referent

Det er viktig at generalforsamlingen blir riktig dokumentert, for å unngå usikkerheter i etterkant av møtet. Det kan være nyttig å ha en referat/protokoll-mal liggende, slik at formatet på dokumentasjonen er lik fra år til år.

Velg et tellekorps

Er det valg av nye styremedlemmer og mer enn en kandidat på stillingen/ene må det velges et tellekorps av forsamlingen. Når det skal stemmes på flere kandidater anbefaler vi å holde et hemmelig valg. Dette gjøres for eksempel ved utdeling og innhenting av lapper, og telle opp stemmene. For å gjøre det hyggeligere å stille til valg, anbefaler vi også å kun avsløre hvem som ble valg, og ikke hvor mange stemmer de forskjellige fikk.Et tellekorps kan også være nyttig dersom det er større avgjørelser for foreningen, som for eksempel endring av vedtekter. Slike avstemninger kan gjerne skje mer åpent, for eksempel at de som stemmer for rekker opp hendene.

Valg av nytt styre

Valg kan gjennomføres på forskjellige måter. Mange foreninger oppnevner en egen valgkomité som skal finne gode kandidater, samt innstille på hvem de mener er best for vervene. Merk at det uansett er medlemmene som har siste ord i valgene.

Det er lurt å snakke med styret eller valgkomiteen før generalforsamlingen dersom man ønsker å stille til valg, men man kan også bestemme seg rett før valget skjer. Det kalles å benke seg.

  • Når alle kandidatene har gitt seg til kjenne bør de presentere seg og svare på spørsmål fra salen. Dette bør gjøres selv om det kun er én kandidat til vervet.
  • Ved flere enn én kandidat anbefaler vi å gjennomføre hemmelig valg, som beskrevet under "Tellekorps".
  • Dersom det ikke er noen kandidater til et av vervene kan medlemmene bestemme at styret får fullmakt til å supplere seg selv, altså finne det siste styremedlemmet selv.

Velg protokollunderskrivere under møtet

Personer til å skrive under på referatet/protokollen trengs ikke forberedes i forkant, men kan velges på selve møtet. De skal lese gjennom referatet og skrive under på at det som står stemmer med det som skjedde på møtet.

Unngå alkoholservering

Det anbefales å holde diskusjonene og valg edruelig, og gjerne vente med alkoholservering til etter møtet. Ordstyrer og de som presenterer de ulike sakene bør selvsagt være edru.

Etter generalforsamlingen

Når generalforsamlingen er over, er det viktig å sørge for god overføring mellom nytt og gammelt styre. Her finner du oversikt og tips til overføring mellom styrer