Tilganger

Foreningen og personer med verv i foreningen er registrert i ulike registre og instanser. Her er en liten oversikt over hva som må endres når styret skiftes ut. 

Brønnøysundregisteret

Dersom foreningen har et eget organisasjonsnummer, må informasjonen om styret oppdateres i brønnøysundsregisteret. Dette gjøres gjennom Altinn. Du kan logge deg inn her  Her er en veileder for hvordan man gjør endringer

Banken

Alle som skal ha anledning til å bruke penger i foreningen, må  opprettes som disponenter i banken, og gamle slettes. I tillegg kommer tilganger på nettbank. Ta kontakt med deres respektive bank for å gjøre dere kjent med prosessen.

Registreringsordningen for studentforeninger

Dersom foreningen er registrert som studentforening på våre sider, må en ny kontaktperson legges til i informasjonen om foreningen, gamle må fjernes. Man kan ikke fjerne seg selv, så legg til nye personer først, så kan disse fjerne de gamle kontaktpersonene. Dersom de gamle kontaktpersonene ikke er tilgjengelige lenger, kan SiO Foreninger hjelpe til med å legge til nye. 

Lokaler/kontorer

Dersom foreningen har tilgang på egne lokaler/kontorer, må driftsavdelingen på lærestedet/ i bygget få beskjed om nye personer som skal ha adgang. Personer som ikke lenger skal ha adgang må fratas tilgang. 

Internett og sosiale medier

Dersom foreningen har egen nettside, blogg eller sosiale mediekanaler, er det viktig at rettighetene for å publisere på disse overføres til nye styremedlemmer. Personer som ikke lenger skal ha adgang må fratas tilgang. 

Nettsider på lærested

Dersom det ligger informasjon om foreningen på lærestedets nettsider, må denne informasjonen oppdateres.

Oppdater epostlister

Husk å oppdatere epostlister med nye adresser. Dersom foreningen er del av en større organisasjon, må dere huske å informere moderorganisasjonen om nye mennesker i foreningen. 

Gjennomgang av viktige dokumenter

De som stiller og blir valgt til styret, har sannsynligvis allerede noe kjennskap til foreningen. En gjennomgang av strategidokumenter og vedtekter, samt andre møtedokumenter gir likevel et godt innblikk i hvordan prosessene i foreningen fungerer. Bruk litt tid til en gjennomgang av disse i styret, og i underutvalg dersom det finnes. Her er noen vanlige dokumenter det kan være lurt å gå gjennom:

  • Vedtekter/strategi
  • Formålsparagraf 
  • Tidligere planer og rapporter 
  • Økonomiske planer (budsjett) og rapporter (regnskap) 
  • Interne møtedokumenter (Innkallinger og referater til styremøter, medlemsmøter, utvalgsmøter, ect) 

Individuell gjennomgang av verv

Alle vervene bør ha egne arbeidsbeskrivelser. En gjennomgang av disse med de respektive innehaverne av vervene, er den beste måten å sikre god kompetanseoverføring på. Om slike beskrivelser ikke allerede finnes, bør de lages i god tid før overlappsperioden. Lag beskrivelsene gjerne som egne dokumenter, og la de ligge godt tilgjengelig, for eksempel i Dropbox eller Google Docs. 

Forventningsavklaring for styret

Når det kommer inn nye styremedlemmer, kan det være lurt å ta et felles styremøte med gammelt og nytt styre, for å dele erfaringer og sette realistiske forventninger til vervene.

Nyttige spørsmål til avtroppende styre: 

  • Hvor mye tid satte de av til styrearbeidet, og var dette tilstrekkelig? 
  • Hvilke forventninger hadde de til foreningen og styrearbeidet?  
  • Hvilke mål satte de seg og hva oppnådde de? 
  • Hva er de spesielt fornøyd med? 
  • Hva ville de gjort annerledes? 
  • Hvilke prioriteringer har styret gjort i sin periode? 
  • Hvilke rammer jobber foreningen innenfor? 
  • Hvordan oppleves organisasjonskulturen? 

Nyttige spørsmål til diskusjon uten avtroppende styre: 

  • Hvor mye tid skal man bruke til styrearbeid?  
  • Skal man ha noen dedikerte tidspunkter til felles og individuelt arbeid? 
  • Hvilke forventninger har man til foreningen og styrearbeidet? 
  • Hvilke mål skal styret ha for perioden? (Husk å ta med eventuelle mål generalforsamlingen har satt for foreningen)