Elektronisk signatur
Når du mottar et boligtilbud fra SiO Bolig kan du velge å benytte elektronisk signatur når du skal signere leiekontrakten. SiO Bolig tilbyr to ulike løsninger for elektronisk signatur.
Den ene løsningen er signering med Bank ID, den kan benyttes dersom du har norsk personnummer. Om du velger å signere med Bank ID genereres en sikker PDF-fil som inneholder din kontrakt, samt informasjon om hvem som har signert den og tidspunkt for når kontrakten er signert. Denne filen blir lagret i vårt boligsystem inntil du blir slettet som kunde av SiO Bolig.
Den andre løsningen heter Signicat, og kan benyttes av kunder som ikke har norsk personnummer. Om du velger å signere med Signicat må du laste opp en kopi av pass eller annen godkjent internasjonal id. Deretter genereres en sikker PDF-fil som inneholder din kontrakt, kopi av din id, samt signatur og tidspunkt for når kontrakten er signert. Denne filen blir lagret i vårt boligsystem inntil du blir slettet som kunde av SiO Bolig.
Adgangskontroll
Vi har et elektronisk adgangssystem i våre boliger hvor man benytter elektroniske nøkkelkort. I forbindelse med de elektroniske nøkkelkortene, har våre leverandører av adgangssystem og sikkerhetstjeneste tilgang til personopplysninger. Formålet med dette er å identifisere eieren av kortet og at vi skal kunne levere et sikkert og funksjonelt adgangssystem.
Adgangssystemet vi har installert er VisiOnline. Der behandles følgende personopplysninger: navn og adresse. Systemet loggfører passeringer på selve kortleseren på døren. Det er kun kortnummeret som logges i kortleseren. Grunnen til at dette logges er for å sikre at gjentatte forsøk på å bruke et kort hvor kortet ikke har tilgang, automatisk fører til sperring av kortet. I tillegg logges passeringer i databasen i tre døgn før de slettes. Ved feil i systemet vil loggen kunne brukes for å finne årsak til feilen slik at det kan rettes.
Vaktmester- og vedlikeholdstjeneste
Når du melder inn en feil i boligen din eller når utleier oppdager at det er behov for vedlikeholdsarbeid i boligen får våre leverandører av vaktmester- og vedlikeholdstjenester tilgang til ditt navn og ditt telefonnummer. Dette er nødvendig slik at de kan kontakte deg dersom det er behov for det. Tre måneder etter at utbedringen er avsluttet vil leverandøren ikke lenger ha tilgang til dette.
Vår leverandør av vaktmester- og vedlikeholdstjenester har på vegne av SiO ansvaret for å sikre at vi som utleier oppfyller leiekontraktens punkt 7, 8 og 9 når det gjelder vedlikehold av boliger. I den forbindelse har de tilgang til leietakers kontraktsopplysninger.
Inkasso
Inkassoselskapet vi benytter får følgende informasjon om deg: navn, kontaktinformasjon, fødselsnummer, kontonummer, fakturanummer og beløp.
Vektertjeneste
Vår leverandør av vektertjenester har tilgang til hvilke leietakere som bor på hvilke adresser, samt samboere. Dette er nødvendig for at vi skal kunne ivareta sikkerheten i våre studentboliger og for at vi skal kunne ha en døgnbemannet vakttjeneste som vet hvem som bor i våre bygg. Det er også nødvendig for at vi skal kunne tilby innlåsing til våre leietakere utenom kundesenterets åpningstid.
Dersom du ringer vårt kundesenter utenom åpningstid kommer du til vakttelefonen som er betjent av leverandøren av vektertjenester. SiO mottar en rapport fra leverandøren vedrørende din henvendelse. Dersom vektertjenesten rykker ut vil SiO også motta en rapport vedrørende utrykningen. Rapporten kan inneholde personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og fødselsdato, samt beskrivelse av hva henvendelsen/utrykningen dreier seg om.
Vår leverandør av vektertjenester har på vegne av SiO ansvaret for å gi våre leverandører av vaktmester, vedlikehold- og renholdstjenester tilgang til våre boliger. Dette for å sikre at vi som utleier kan oppfylle vår avtale i henhold til leiekontraktens punkt 7, 8, og 9. I den forbindelse har vektertjenesten tilgang til leietakers kontraktsopplysninger.
Internett
Dersom du melder inn feil ved internettleveransen direkte til oss vil vi i noen tilfeller ta kontakt med vår internettleverandør. Vi vil da opplyse leverandøren om hva som er problemet, ditt navn, adresse og kontaktinformasjon (e-postadresse og telefonnummer).