Vitebok - hvorfor det?

En vitebok har ikke som formål å gjøre alt foreningen driver med til rutinearbeid, men legger til rette for en enklere overgang i nye verv, og er et godt verktøy for foreningens arbeid. Dette er en utrolig god måte å unngå å gjøre de samme feilene om igjen, og gir et felles grunnlag som foreningen kan bygge på, slik at man kan fokusere mer på de morsomme tingene. Nettopp fordi man har en mal på hvordan man skal gjøre de kjedelige oppgavene. 

Bruk og oppdatering

Viteboken må sees på som et levende dokument. Den må brukes og oppdateres for å ha den verdien vi ønsker og har behov for. Her kan det for eksempel være nyttig at foreningslederen går gjennom viteboken i starten av semesteret. Det er viktig at viteboken er tilgjengelig for alle, og tidligere har det vært brukt en faktisk bok, eller perm, til å holde innholdet i boken samlet.Nå er det mer gunstig å lagre viteboken digitalt, da er alt samlet i én digital fil som er tilgjengelig for alle styrets medlemmer.Dersom viteboken ikke oppdateres, er den til svært liten nytte. Det kreves langt mer arbeid å oppdatere en utdatert vitebok, enn å gjøre endringer hvert år eller semester.

Innhold i viteboken

Detaljer og innhold kan variere fra vitebok til vitebok, men noen elementer er et minimumskrav.

Stillingsbeskrivelser

For hver stilling i styret og viktige arbeidsoppgaver i foreninger, må det lages en beskrivelse. Disse punktene må være med i hver av disse:

• Ansvar
• Arbeidsoppgaver
• Kompetansekrav til stillingen
• Tipsliste fra de som har hatt stillingen tidligere

Vedtekter/lover

Foreningens vedtekter eller lover må inkluderes.

Rutiner og beskrivelser av viktigste oppgaver

De fleste foreninger har ting de gjør ofte, som gjerne må gjøres på en bestemt måte. Enten det er drift av bar, utgivelse av tidsskrift eller arrangere en semesterfest, må oppgavene og rutinene beskrives, slik at det blir gjort i riktig rekkefølge. Dette kan virke som mye arbeid for lite, men når du har arrangert den samme festen flere ganger, trenger du kanskje ikke en beskrivelse lenger. Men i det du gir fra deg ansvaret for arrangementet, står nestemann på bar bakke.  Disse beskrivelsene og oppgavene kan hjelpe dere med en oversikt over hvor lang tid alt tar, slik at dere kan planlegge og mobilisere foreningsmedlemmene på rett tidspunkt.HUSK: Dersom dere har foreningslokaler, er det viktig å inkludere de praktiske rutinene (brann, vakt, sikkerhet).

Økonomiske rutiner

De økonomiske rutinene er som regel ansvaret til økonomiansvarlig. Grunnen til at vi nevner disse som et eget punkt, er at det ofte er veldig spesifikke ting som må gjøre HELT riktig (før regnskap, betale regninger), og at det for foreningen er spesielt viktig å ha orden i økonomien.Kunnskapen en økonomiansvarlig bygger seg opp mens de har vervet, kan gå tapt i overgang til ny økonomiansvarlig, så sørg for å få det viktigste ned på papiret slik at det kan ivaretas. En god innføring i hvordan økonomiarbeidet gjøres i foreningen, senker terskelen for at medlemmer vil ta på seg vervet når det trengs. 

Lure ting å ha med

I tillegg til alt som er viktig å ha med i viteboken, er det også annen informasjon det er fint å overføre til de som skal drive foreningen videre.

Historie

Det er fint for nye medlemmer å bli kjent med hovedtrekkene i foreningens historie. Dette kan bidra til en større følelse av tilhørighet, og gi et bilde av hvorfor ting er som de er i dagens forening. Her er det kun nødvendig med en kort oversikt.

Avtaler

Dersom foreninger har avtaler med andre (leverandører, lokaler, andre foreninger), bør disse nevnes i viteboken. Dette er særlig viktig å legge ved dersom foreningen deres har lånt penger. 

Eksterne kontakter

De fleste foreninger har kontakt med mange andre personer, firmaer og foreninger, men ofte kan disse kontaktene forsvinne i overgangen mellom styrer, eller når en person forlater vervet sitt. Lag derfor en oversikt over hvem dere har og skal ha kontakt med, hvem sitt ansvar kontakten er, og kontaktinformasjonen til de dere ønsker å holde kontakt med videre.

Finansiell støtte

De fleste foreninger søker om finansiell støtte. Her er det mye å huske på:

• Hvor mange kan søke
• Hva kreves av dokumentasjon 
• Når er fristen for å søke

 Få dette ned i viteboken!

Lover og regler

En del foreninger driver med aktiviteter som gjør at det er viktig å kjenne lover og regler som gjelder på området. Det typiske eksempelet er bardrift. Her er det mange lover som regulerer driften. Det er viktig at dere har oversikt over hva dere må kjenne til og hvor dette finnes.

Rekruttering

Dersom foreningen har- og det bør man - et opplegg for rekruttering, kan dette inkluderes i viteboken. Her er det viktig å få med hva man har vet fungerer og hva som ikke har fungert, slik at man enklest kan verve nye medlemmer.

Internrekruttering

Dette er et ofte forsømt område. Vi tenker det er naturlig at noen ønsker å påta seg et verv, men det er dessverre ikke alltid tilfellet. Husk på dette når dere skal prøve å skaffe nye personer til verv og oppgaver:

• Tanker om hva man får ut av et verv 
• Hvordan et verv kan utføres 
• Hvilke goder som følger med
• Hvordan vervet vil påvirke hverdagen

Organisasjonskultur

Det er ikke mange studentforeninger som har skrevet ned hva de tenker rundt sin egen organisasjonskultur, men det er mange som snakker mye om deres egen organisasjonskultur. For de nye medlemmene i foreningen, og de som allerede er aktive, er det viktig å klargjøre hva kulturen er for møter, hva som er tillatt og ikke tillatt og hvordan problemer skal tas opp og håndteres.

Hva-hvis oversikt

En liste over vanlige problemer eller mulige problemer som kan oppstå i en forening, med tips til løsninger er et godt verktøy som kan spare mange for mye stress og ekstra arbeid.

• Organisasjonskart
  • Dersom foreningen deres er stor, gir et organisasjonskart en fin oversikt over helheten.
• Handlingsplan
  • Hvis foreningen lager en handlingsplan kan den legges ved.
• Referater
  • Referater fra generalforsamlinger og andre viktige møter kan også samles i viteboken.
• Tipsliste
  • En liste over lure ting som kan gjøres igjen.
• Tabbeliste
  • En liste over ting dere ikke skal gjøre igjen. 
• Pass på at dere oppbevarer den elektroniske utgaven på et trygt sted.