I tillegg til alt som er viktig å ha med i viteboken, er det også annen informasjon det er fint å overføre til de som skal drive foreningen videre.

Historie

Det er fint for nye medlemmer å bli kjent med hovedtrekkene i foreningens historie. Dette kan bidra til en større følelse av tilhørighet, og gi et bilde av hvorfor ting er som de er i dagens forening. Her er det kun nødvendig med en kort oversikt.

Avtaler

Dersom foreninger har avtaler med andre (leverandører, lokaler, andre foreninger), bør disse nevnes i viteboken. Dette er særlig viktig å legge ved dersom foreningen deres har lånt penger.

Eksterne kontakter

De fleste foreninger har kontakt med mange andre personer, firmaer og foreninger, men ofte kan disse kontaktene forsvinne i overgangen mellom styrer, eller når en person forlater vervet sitt. Lag derfor en oversikt over hvem dere har og skal ha kontakt med, hvem sitt ansvar kontakten er, og kontaktinformasjonen til de dere ønsker å holde kontakt med videre.

Finansiell støtte

De fleste foreninger søker om finansiell støtte. Her er det mye å huske på:

Hvor mange kan søke
Hva kreves av dokumentasjon
Når er fristen for å søke

Få dette ned i viteboken!

Lover og regler

En del foreninger driver med aktiviteter som gjør at det er viktig å kjenne lover og regler som gjelder på området. Det typiske eksempelet er bardrift. Her er det mange lover som regulerer driften. Det er viktig at dere har oversikt over hva dere må kjenne til og hvor dette finnes.

Rekruttering

Dersom foreningen har- og det bør man - et opplegg for rekruttering, kan dette inkluderes i viteboken. Her er det viktig å få med hva man har vet fungerer og hva som ikke har fungert, slik at man enklest kan verve nye medlemmer.

Internrekruttering

Dette er et ofte forsømt område. Vi tenker det er naturlig at noen ønsker å påta seg et verv, men det er dessverre ikke alltid tilfellet. Husk på dette når dere skal prøve å skaffe nye personer til verv og oppgaver:

Tanker om hva man får ut av et verv
Hvordan et verv kan utføres
Hvilke goder som følger med
Hvordan vervet vil påvirke hverdagen

Organisasjonskultur

Det er ikke mange studentforeninger som har skrevet ned hva de tenker rundt sin egen organisasjonskultur, men det er mange som snakker mye om deres egen organisasjonskultur. For de nye medlemmene i foreningen, og de som allerede er aktive, er det viktig å klargjøre hva kulturen er for møter, hva som er tillatt og ikke tillatt og hvordan problemer skal tas opp og håndteres.

Hva-hvis oversikt

En liste over vanlige problemer eller mulige problemer som kan oppstå i en forening, med tips til løsninger er et godt verktøy som kan spare mange for mye stress og ekstra arbeid.

Organisasjonskart
- Dersom foreningen deres er stor, gir et organisasjonskart en fin oversikt over helheten.
Handlingsplan
- Hvis foreningen lager en handlingsplan kan den legges ved.
Referater
- Referater fra generalforsamlinger og andre viktige møter kan også samles i viteboken.
Tipsliste
- En liste over lure ting som kan gjøres igjen.
Tabbeliste
- En liste over ting dere ikke skal gjøre igjen.
Pass på at dere oppbevarer den elektroniske utgaven på et trygt sted.

Hva er en vitebok, og hvordan lager jeg en?

Gode rutiner skal være som lufta man puster i, man skal ikke merke dem.